Generuj i/lub wysyłaj e-faktury do KSeF - po zaznaczeniu tej opcji integrator zamiast tradycyjnych faktur tworzy w Subiekcie e-faktury. Domyślnie dotyczy to faktur wystawianych dla nabywców posiadających numer NIP (nie dotyczy paragonów).
Mechanizm wysyłki
Określa, który program wysyła e-faktury do KSeF: w mechanizmie InsERT robi to Subiekt (wymagane konto InsERT i InsPunkty), a w mechanizmie Integratory bezpośrednio integrator SubSync (wymagany token lub certyfikat KSeF).
InsERT - mechanizm wbudowany w Subiekta (wymaga InsPunktów)
E-faktura zostaje zapisana w bazie Subiekta, a do KSeF wysyła ją Subiekt za pośrednictwem swojego API. Wymagane jest konto InsERT podłączone i skonfigurowane do pracy z KSeF.
Tryb wysyłki - określa, co dzieje się z e-fakturą po jej utworzeniu:
- Manual - e-faktura jest tylko zapisywana w bazie Subiekta, bez wysyłki do KSeF. Wysyłkę należy zainicjować ręcznie z poziomu Subiekta. Do tego momentu fakturę można edytować.
- Auto_Sync (zalecany) - integrator od razu wysyła e-fakturę do KSeF i czeka na nadanie numeru KSeF. Ewentualny błąd rejestracji jest widoczny w integratorze.
- Auto_Async - integrator od razu wysyła e-fakturę do KSeF, ale nie czeka na nadanie numeru KSeF. Import zamówień przebiega szybciej, jednak integrator nie informuje o błędach rejestracji - poprawność wysyłki należy kontrolować w Subiekcie.
Integratory - integracja bezpośrednio z KSeF (beta)
E-fakturę wysyła do KSeF bezpośrednio integrator SubSync, z pominięciem mechanizmu wysyłki Subiekta, dlatego konto InsERT skonfigurowane do pracy z KSeF nie jest wymagane. Po rejestracji faktury w KSeF jej numer KSeF oraz UPO są widoczne w Subiekcie, tak samo jak przy wysyłce przez Subiekta. Połączenie z KSeF konfiguruje się w integratorze - opisano je w sekcjach Środowisko KSeF i Metoda uwierzytelniania poniżej. Po wybraniu tego mechanizmu w oknie głównym programu, obok zakładki Zamówienia, pojawia się zakładka KSeF z listą dokumentów przygotowanych do wysyłki.
Tryb wysyłki:
- Manual - dokumenty do wysyłki wybiera się samodzielnie. Wysyłka jest możliwa z zakładki KSeF (przycisk Eksportuj do KSeF) albo przez akcję harmonogramu.
- Auto - dokumenty są wysyłane do KSeF automatycznie, zaraz po zapisaniu faktury w Subiekcie.
Jeśli korzystasz z wysyłki PDF do sklepu i/lub aktualizacji zwrotnej, zalecamy włączenie opcji W przypadku e-faktur, traktuj jako zrealizowane tylko dokumenty zarejestrowane w KSeF.
Środowisko KSeF
Tryb - określa środowisko, do którego wysyłane są dokumenty:
- Środowisko produkcyjne - docelowy, rzeczywisty system Ministerstwa Finansów.
Dokumenty wysłane do środowiska produkcyjnego wywołują skutki prawne i fiskalne. Dokumentów wysłanych do KSeF nie można wycofać (można je wyłącznie korygować). - TEST - Środowisko testowe - pozwala zapoznać się z działaniem systemu KSeF bez skutków prawnych i fiskalnych. Wymaga podania w polu NIP (testowy) numeru zgodnego z wykorzystywanym tokenem lub certyfikatem testowym.
Dokumenty wysyłane do środowiska testowego są anonimizowane (w celu ochrony danych informacje o podmiotach są ukryte).
Metoda uwierzytelniania
Integrator wymaga wskazania jednej z dwóch metod uwierzytelnienia w KSeF: Certyfikat lub Token KSeF.
Token ma ograniczoną ważność i z czasem wygasa, dlatego docelowo bardziej stabilnym rozwiązaniem jest certyfikat. Różnice między metodami opisano na stronie Ministerstwa Finansów.
Niezależnie od wybranej metody, po uzupełnieniu danych należy sprawdzić poprawność konfiguracji przyciskiem Testuj połączenie. Poprawne połączenie potwierdza komunikat:
Certyfikat kwalifikowany
Dane potrzebne do skonfigurowania tej metody generuje się w panelu KSeF, w zakładce Certyfikaty > Wnioskuj o certyfikat.
Certyfikat - plik z rozszerzeniem .crt, wygenerowany z zaznaczoną opcją Uwierzytelnienie w systemie KSeF. Należy pobrać go na dysk stanowiska, na którym zainstalowany jest integrator, a następnie wczytać przyciskiem Wczytaj certyfikat z pliku (.crt).
Klucz prywatny - generowany automatycznie razem z certyfikatem podczas wnioskowania; zapisywany jest w tym samym miejscu, do którego przeglądarka domyślnie pobiera pliki. Plik .key wczytuje się przyciskiem Wczytaj klucz prywatny z pliku (.key).
Hasło klucza prywatnego - hasło wygenerowane wraz z certyfikatem w panelu KSeF. Należy zapisać je w bezpiecznym miejscu - KSeF nie pozwala go później podejrzeć ani zmienić.
Poprawnie uzupełniony formularz wygląda następująco:
Token KSeF
Token KSeF - token generuje się w panelu KSeF: Tokeny > Generuj token. Token na potrzeby integracji powinien mieć zaznaczone uprawnienie Wystawianie faktur.