W skrócie
-
Integracja ERP to automatyczne połączenie programu magazynowo-księgowego ze sklepem internetowym lub marketplace; dane przepływają same, bez przepisywania.
-
Realizuje ją program zwany integratorem: łączy się z ERP i z e-sklepem, a potem pilnuje, żeby oba systemy widziały to samo.
-
Synchronizuje pięć obszarów: produkty (np. stany magazynowe, ceny), zamówienia, dane klientów, faktury i informacje o stanie realizacji.
-
Nie potrzebujesz do tego programisty; dla popularnych systemów istnieją gotowe integratory z bezpłatnym okresem próbnym.
Ta strona jest dla właścicieli i menadżerów sklepów, którzy coraz częściej słyszą hasło „integracja ERP” i chcą zrozumieć, o co chodzi. Bez żargonu i bez sprzedawania: tłumaczymy, jak działa integracja ERP ze sklepem internetowym, co robi i po czym poznać, że czas się nią zająć. A jeśli interesuje cię, jak technicznie działa narzędzie realizujące integrację, opisaliśmy to osobno: jak działa integrator ERP.
Co to jest integracja ERP
Definicja: integracja ERP to automatyczne łączenie systemu ERP — czyli programu, w którym firma prowadzi magazyn, księgowość i sprzedaż (np. Subiekt GT, Comarch Optima) — ze sklepem internetowym, marketplace lub OMS. Dzięki niej synchronizacja produktów, stanów i zamówień odbywa się automatycznie, bez ręcznego przepisywania danych między systemami.
Zacznijmy od podstaw. System ERP to program, w którym firma trzyma całą swoją „prawdę”: co jest na magazynie, co się sprzedało, komu wystawić fakturę. Jeśli chcesz najpierw zrozumieć sam termin, mamy jego krótką definicję: co to jest system ERP. Sklep internetowy to z kolei osobny świat: własna baza produktów, własne zamówienia, własny panel.
I tu pojawia się problem. ERP i sklep to jak dwa działy firmy, które nie znają swoich numerów telefonu. Ktoś musi codziennie przenosić między nimi kartki: nowe zamówienia w jedną stronę, aktualne stany w drugą. Integracja ERP daje obu działom wspólną linię. Robi to integrator, program-łącznik, który rozmawia z jednym i z drugim systemem jednocześnie.
Dwa systemy, jeden łącznik i dane, które płyną same.
Jak działa integracja ERP w praktyce
Za całość odpowiada integrator: program, który łączy się z twoim systemem ERP i z twoim sklepem, a potem przekazuje dane w obie strony automatycznie. Ty pracujesz jak dotąd, tylko bez kopiowania.
Pod maską całość opiera się na trzech elementach: system ERP ↔ integrator ↔ sklep internetowy. Między sobą programy komunikują się przez API, czyli wspólny „język”, w którym jedna aplikacja odpytuje drugą. Nie musisz znać tego języka; wystarczy wiedzieć, że istnieje. Samo pojęcie wyjaśniamy prościej tutaj: co to jest API.
Przyjmujesz dostawę
Zmieniasz stan magazynowy w ERP — po chwili ta sama liczba jest w e-sklepie. Bez ręcznej aktualizacji.
Klient kupuje o 22:40
Rano zamówienie już czeka w ERP, z danymi do faktury. Przestajesz pilnować przepływu — pilnuje go program.
Co synchronizuje integracja ERP
Integracja ERP synchronizuje przede wszystkim pięć typów danych. Wszystko dzieje się automatycznie, w obie strony, na bieżąco lub według harmonogramu.
01Produkty
Ceny, opisy, zdjęcia i kategorie płyną z ERP do sklepu. Kartotekę prowadzisz w jednym miejscu; zmiana ceny w programie to zmiana ceny w sklepie.
02Stany magazynowe
Aktualna dostępność, synchronizowana na bieżąco. To ona chroni przed sprzedażą produktów, których nie ma na stanie.
03Zamówienia
Ze sklepu trafiają automatycznie do ERP, gotowe do realizacji i zafakturowania.
04Dane klientów
Kontrahenci i dane do faktur zapisują się w ERP bez przepisywania z panelu.
05Faktury
Powstają w ERP na podstawie zamówień; obsługą dokumentów i KSeF zajmuje się sam program.
06Status realizacji zamówienia
Informacje wysyłane do kupujących określające aktualny etap realizacji zamówienia.
Na co dzień największą różnicę robią zwykle dwie pierwsze pozycje. Najczęstszym powodem wdrożenia integracji jest właśnie synchronizacja stanów; rozwinęliśmy ten temat osobno: synchronizacja stanów magazynowych.
Jakie korzyści daje integracja ERP
Główne korzyści to oszczędność czasu, mniej błędów, koniec sprzedaży braków, szybsza obsługa, spójne dane i gotowość na rosnącą skalę sprzedaży.
Oszczędność czasu
Godziny na kopiowaniu zamówień i stanów wracają do ciebie. Nikt nie marzy o przepisywaniu zamówień w piątkowy wieczór.
Mniej błędów
Literówka w kodzie produktu czy zgubione zamówienie to klasyka ręcznej pracy. Automat się nie myli i niczego nie pomija.
Koniec sprzedaży braków
Stany aktualizowane na bieżąco oznaczają, że sklep nie sprzeda towaru, którego już nie masz.
Szybsza obsługa
Zamówienie od razu trafia do realizacji, zamiast czekać, aż ktoś je przepisze. Klient dostaje paczkę wcześniej, a ty lepsze opinie.
Spójne dane
Jedno źródło prawdy w ERP; sklep zawsze pokazuje to, co naprawdę jest w firmie.
Skalowalność
Kilkaset zamówień dziennie obsługujesz tym samym zespołem co trzydzieści, bo powtarzalne czynności przejęło oprogramowanie.
Koniec sprzedaży poniżej kosztu zakupu
Dzięki aktualizacjom cen masz cały czas pewność, że sprzedajesz w dobrej cenie — na przykład po nowej dostawie, po której zmieniły się ceny zakupu.
Dla rosnącego sklepu największe znaczenie ma zwykle ta ostatnia; reszta przychodzi w pakiecie. Każdą z tych korzyści rozłożyliśmy na czynniki pierwsze w osobnym artykule: dlaczego warto zintegrować ERP ze sklepem.
Jakie systemy ERP można zintegrować z Twoim e-commerce?
Z Twoim sklepem internetowym lub OMS można zintegrować wszystkie najpopularniejsze polskie systemy ERP — razem sześć. Każdy wymaga osobnego integratora dopasowanego do jego API, bo uniwersalny integrator nie istnieje.
| # | System / integrator | Opis | Cena | Produkt |
|---|
| 1 |
Subiekt GT SubSync |
Najczęściej wybierany program małych i średnich firm handlowych. Warunek: aktywna licencja SFERA. |
149 zł netto / mies. |
Zobacz → |
| 2 |
Subiekt nexo PRO SubSync nexo |
Nowsza linia InsERT dla MŚP, ze stanami i cenami zgodnymi po obu stronach. |
149 zł netto / mies. |
Zobacz → |
| 3 |
Comarch ERP Optima OpSync |
Księgowość i magazyn w jednym programie. Natywne API — najkrótsza lista wymagań. |
165 zł netto / mies. |
Zobacz → |
| 4 |
WAPRO Mag WfSync |
Program magazynowy chętnie wybierany przez hurtownie. |
149 zł netto / mies. |
Zobacz → |
| 5 |
Navireo SubSync Navireo |
Następca Subiekta dla większych firm z rozbudowanymi procesami magazynowymi. |
239 zł netto / mies. |
Zobacz → |
| 6 |
Symfonia ERP SymSyncPro |
Dla Symfonii ERP i Symfonii 50 cloud, po które sięgają większe organizacje. |
269 zł netto / mies. |
Zobacz → |
Przedstawione ceny miesięcznie, przy płatności za rok z góry.
Skąd osobny produkt dla każdego programu? Każdy ERP inaczej udostępnia dane — różnią się możliwościami, strukturą kartotek, obsługą podatków — więc integrator musi być napisany pod konkretny system.
Subiekt nexo PROSubSync nexo